Entretien préventif et contrats de réfrigération au Canada : planifier les visites et facturer le forfait
Mettre en place des contrats d'entretien préventif en réfrigération commerciale : fréquence des visites, rappels, visite couverte par le forfait et facturation récurrente automatique — pour les frigoristes et entreprises HVAC-R au Canada.
En réfrigération commerciale, l'entretien préventif n'est pas un luxe : une épicerie, un restaurant ou une chambre froide qui tombe en panne, c'est de la marchandise perdue et un appel d'urgence coûteux. Un contrat d'entretien préventif permet au frigoriste de planifier les visites d'avance et au client d'éviter les surprises.
FrigoTechPro garde cette logique simple : un contrat vit dans la fiche du client, planifie la prochaine visite, et peut se facturer en forfait — sans rien imposer.
Ce que contient un contrat d'entretien
- Le client et, au besoin, l'équipement couvert (ou « tous les équipements »).
- La fréquence des visites : aux 1, 2, 3, 6 ou 12 mois, selon le type d'installation.
- La prochaine visite, calculée automatiquement et avancée après chaque entretien.
- Un montant et une période (par mois, par visite ou par an) si le contrat est facturé en forfait.
La visite couverte : tu décides ce qui est facturé
Quand une visite découle d'un contrat, le frigoriste choisit à la fermeture, au cas par cas :
- Pièces incluses dans le contrat, ou facturées en sus (taxées selon la province).
- Facture à 0 $ comme trace de la visite, ou aucune facture — juste le rapport.
Le chronomètre devient optionnel : une visite d'entretien planifiée n'a pas besoin d'être facturée à l'heure. Le montant du contrat, lui, n'est pas refacturé sur la visite : il est géré séparément par la facturation récurrente.
Rappels et planification
L'app suit les prochaines visites et permet de garder une vue d'ensemble de tous les contrats, sans devoir ouvrir chaque fiche client une par une. Le frigoriste voit d'un coup d'œil ce qui s'en vient.
Facturation récurrente automatique
Si le contrat est un forfait mensuel (par exemple 150 $/mois), la facturation récurrente peut générer une facture brouillon à chaque période, taxes de la province comprises. Elle reste en brouillon : le frigoriste révise et envoie. Le système empêche tout doublon, même si le contrat est facturé deux fois par erreur.
Pour la partie facturation en détail : facturation HVAC-R et taxes par province au Canada. Voir aussi l'assistant IA terrain ou les forfaits FrigoTechPro.