Frigoriste au Québec : préparer ses factures pour la comptable

Un export utile à la comptable doit montrer la période choisie, les factures concernées et des montants faciles à vérifier. Pour un frigoriste indépendant ou une entreprise CVAC-R au Québec, l’objectif est de transmettre un dossier lisible, sans obliger la comptable à reconstruire chaque intervention à partir de messages et de photos.

Un tableau de factures ne remplace pas les factures originales ni les pièces justificatives. Il sert à organiser le travail et à repérer les écarts. Avant l’envoi, confirme avec ta comptable le format souhaité, la période et la façon de traiter les factures émises, les paiements reçus et les corrections. Ces montants ne désignent pas tous la même chose.

Choisir le mois ou la semaine à remettre

Une entreprise peut travailler par mois pour sa tenue de livres et par semaine pour son suivi interne. Indique les dates exactes du début et de la fin de l’export. Une semaine qui chevauche deux mois doit rester identifiable. Dans FrigoTechPro, la sélection hebdomadaire correspond à une semaine du lundi au dimanche; le mois est une autre sélection. Vérifie toujours la période affichée avant de télécharger.

Comprendre Excel et CSV

Le classeur Excel convient à une lecture organisée, avec une présentation des factures et le détail des lignes facturées. Le CSV est un fichier de données simple, utile lorsque la comptable ou son logiciel demande ce format. Choisis celui qui correspond à son besoin. Le format CSV ne peut pas enregistrer une largeur de colonne ou une mise en page de classeur.

Relire le contenu d’une facture avant l’export

• Numéro de facture, client et date.
• Mode de facturation et description du travail.
• Prix fixe ou main-d’œuvre selon l’intervention.
• Quantités, prix des pièces et transport applicable.
• Sous-total, taxes, total et statut de paiement.

Pour une pièce saisie à 200 $ avec une quantité de deux, la ligne vaut 400 $ avant taxes si aucune marge supplémentaire n’est choisie. Un prix fixe doit rester identifiable comme prix fixe. Pour du transport au kilomètre, vérifie la distance et le tarif par km; pour un déplacement à montant fixe, la distance ne doit pas multiplier le forfait.

Ne pas confondre ventes et encaissements

Une facture créée en fin de mois peut être payée le mois suivant. Le total des factures de la période n’est donc pas nécessairement le montant reçu dans le compte bancaire pendant cette même période. Le statut payé, brouillon ou autre information disponible doit être interprété avec les pièces originales. Demande à la comptable la méthode de rapprochement qu’elle souhaite utiliser plutôt que de renommer un total de ventes « argent reçu ».

Vérifier les taxes et les corrections

Relis les numéros de taxes et les paramètres applicables à l’entreprise. Si une facture nécessite une correction, conserve une trace compréhensible du changement et utilise la procédure convenue avec la comptable. Un export réalisé avant une correction peut être différent du suivant : indique quelle version doit être retenue et évite d’envoyer plusieurs fichiers sans explication.

Conserver les pièces et transmettre seulement ce qui est nécessaire

Range l’export avec les factures et les justificatifs correspondants. Revenu Québec explique les règles de conservation des registres et des pièces, y compris les documents électroniques; la durée applicable et ses exceptions doivent être vérifiées dans la référence officielle. Un export seul n’est pas une sauvegarde complète du dossier client.

Utilise un moyen de transmission convenu avec la comptable et limite les informations aux dossiers de ton entreprise. Les rapports de service peuvent éclairer une facture, mais toutes les photos et toutes les notes techniques ne sont pas forcément utiles à la tenue de livres.

Une routine courte chaque période

Vérifie les factures, sélectionne le mois ou la semaine, télécharge le format convenu, puis contrôle quelques lignes et les totaux avant de transmettre. FrigoTechPro propose les exports depuis les pages de factures et de revenus aux comptes autorisés. Consulte aussi le guide de facturation pour frigoristes au Québec et le guide des modes de facturation.

Référence officielle

Revenu Québec — Keeping registers and supporting documents : conservation des registres et pièces justificatives.

Questions fréquentes

Peut-on exporter les factures par semaine dans FrigoTechPro ?

Oui. Les comptes autorisés peuvent sélectionner une semaine du lundi au dimanche, un mois ou toutes les périodes, puis choisir Excel ou CSV.

Pourquoi le CSV n’affiche-t-il pas les mêmes largeurs de colonnes qu’Excel ?

Le CSV contient des données, sans mise en page de classeur. Le format Excel est adapté à une présentation organisée et au détail des lignes facturées.